Думаем ли мы, какие проблемы возникают у самого МЧС и кто помогает их решить одному из главных ведомств страны?
В одной статье вряд ли можно подробно осветить все проблемы МЧС. Обратимся к вопросам бухгалтерского учета и их решению. Ведь бухгалтерам всех государственных учреждений приходится отчитываться перед руководством за отрицательные остатки на счетах материального учета или применение некорректных корреспондирующих счетов в проводках, а необоснованная разница между кассовыми и фактическими расходами или недостача на складе могут быть чреваты административной и даже уголовной ответственностью.
В 2012 году в Финансово-экономическом департаменте министерства было принято решение исключить подобные ситуации путем создания единой информационной системы. По масштабности проект охватывал всю страну: планировалось сначала объединение бухгалтерского учета по регионам, а потом их подключение к центральному аппарату в Москве.
Реализовать проект в Южном, Северо-Кавказском и Крымском регионах России по результатам конкурса было доверено группе компаний «ГЭНДАЛЬФ», обладающей большим опытом унификации бухучета как бюджетных, так и коммерческих предприятий.
В 2014 году ГК «ГЭНДАЛЬФ» перевела на общую систему 2 региональных центра и 15 главных управлений МЧС: в Севастополе; Краснодарском и Ставропольском краях; Астраханской, Волгоградской, Ростовской областях; республиках Крым, Адыгея, Калмыкия, Дагестан, Ингушетия, Кабардино-Балкария, Карачаево-Черкесия, Северная Осетия-Алания и Чеченской республике. В главных управлениях были объединены базы 172 подведомственных организаций, в которых работают 645 бухгалтеров.
О проделанных работах рассказывает Ольга Вахтангова, руководитель проектов внедрения и сопровождения для государственных учреждений ГК «ГЭНДАЛЬФ»:
«На выполнение поставленных в рамках проекта задач ушло более 7 360 часов. Начали с обследования действующих технических и программных средств министерства. Выявили, что учет ведется в совершенно разных системах бухучета, что ощутимо влияет на скорость проведения операций и точность сводных отчетов каждого главного управления.
Следующим шагом стала установка необходимого программного обеспечения на 2 сервера региональных центров и на каждый из 15 серверов главных управлений. Сотрудники финансово-экономической службы МЧС получили возможность использовать сервера круглосуточно с полной уверенностью, что информация под надежной защитой.
После объединения баз подведомственных учреждений с базами главных управлений мы доработали систему под особенности МЧС: с просьбой внести в программу изменения мог обратиться любой бухгалтер, мы рассматривали все предложения и подбирали оптимальные решения.
Затем наши методисты создали инструкции по работе в новой централизованной информационной системе, в которых детально и наглядно описали, как выполнять операции в программе. Семинары были проведены в 7 городах: Ростов-на-Дону, Краснодар, Волгоград, Астрахань, Пятигорск, Ставрополь и Симферополь. За год в 42 группах прошли обучения 630 бухгалтеров. Деление на группы было обусловлено местонахождением, уровнем и спецификой работы».
Юрий Голунов, начальник финансово-экономического управления Южного регионального центра МЧС России, рассказал о том, как сотрудники министерства отреагировали на автоматизацию: «Сначала были определенные сложности в адаптации: не все знали «1С». Но компания «ГЭНДАЛЬФ» профессионально и оперативно решила этот вопрос, обучив наших специалистов. Сейчас получаем от сотрудников только положительные отзывы. Повышается производительность труда. Операции выполняются быстрее и качественнее. Удобно, что все унифицировано – каждое из учреждений работает на едином сервере, что сокращает затраты времени на решение вопросов».
Совместная большая работа дала успешные результаты
В течение года ГК «ГЭНДАЛЬФ» и финансово-экономическое управление МЧС вместе достигали целей, поставленных в начале проекта автоматизации. В результате 2 региональных центра и 15 главных управлений министерства в 3-х регионах России получили полный контроль над бухгалтерией подведомственных организаций:
• у главных бухгалтеров появилась возможность проверить любую цифру учета подведомственного учреждения, не покидая свое рабочее место, стоит лишь включить сортировку документов по любому из юридических лиц;
• сводную отчетность можно составлять без участия подведомственных организаций, т.к. программа формирует данные реального учета, а не ручных корректировок;
• планирование денежных средств на будущий период составлять проще, потому что имеются актуальные цифры фактических расходов своего и подведомственных учреждений в одной базе данных.
Повышение эффективности и качества ведения учета доходов и расходов обеспечило общую мобильность, поскольку все специалисты финансово-экономических подразделений ведут учет в единой системе.
Об успешности проекта Юрий Голунов говорит уверенно: «Современные технологии существенно повысили уровень контроля подведомственных организаций. Теперь, не выезжая в подразделения, можно наблюдать, как они ведут учет, какие у них остатки, каким образом осуществляется финансирование расходов, в этом плане налицо преимущества и перспективы, которые позволяют и дальше двигаться в направлении автоматизации и совершенствования».
Невозможно внедрить систему, если не выстроить грамотную поддержку
Компания «ГЭНДАЛЬФ» подготовила для министерства единую технологию поддержки централизованной системы. Ежемесячно она предоставляет всем подразделениям МЧС Юга, Северного Кавказа и Крыма актуальные обновления и осуществляет необходимые изменения в программе.
Регулярно методисты ГК «ГЭНДАЛЬФ» разрабатывают и проводят семинары и вебинары по бюджетному учету для бухгалтеров и финансистов МЧС, на которых рассматриваются изменения в программе и в законодательстве.
В рамках сопровождения сотрудники министерства могут своевременно получать помощь любым удобным для себя способом. Специально для них выделена Линия консультаций, которая уже ответила на 3 125 вопросов; продолжают принимать заявки техники-программисты, которые на данный момент обработали 2 540 заявок; также специалисты компании «ГЭНДАЛЬФ» ежедневно отвечают на обращения пользователей ведомства через индивидуальный электронный ящик.
А одним из основных преимуществ технологии поддержки является сайт, созданный для МЧС. Сайт позволяет сотрудникам всегда быть в курсе последних новостей, просматривать актуальные инструкции к программам, следить за графиком предстоящих мероприятий, и если кто-то из бухгалтеров или финансистов сталкивается с трудностями, он может зайти в личный кабинет, задать вопрос и получить исчерпывающий ответ.
Значимость проекта и важность командной работы отмечает Юрий Приходько, руководитель Департамента проектов внедрения и консалтинга ГК «ГЭНДАЛЬФ»:
«Работа по проекту проделана колоссальная. То, что сегодня достигнуто – это результат совместного труда двух команд: исполнителя и заказчика, объединенных одной амбициозной целью. Поэтому мы в компании так гордимся этим проектом. Юрий Романович Голунов скромно умалчивает о своем вкладе, а между тем без участия в организации рабочего процесса руководства финансово-экономических управлений региональных центров и желания учиться бухгалтеров на местах мы бы таких результатов не добились.
Вдумайтесь – 172 организации, 172 бухгалтерии, чтобы объединить это все в одну систему или, как сейчас принято говорить, в единое информационное пространство нужны не только хорошая программа, инструкции или обучение, нужна команда! Команда не только специалистов, но и фанатов своего дела, единомышленников. Над этим проектом лишь в Ростове работают более 20-и человек, а еще специалисты партнеров в регионах. Я очень рад, что у нас есть такая команда и ребятам нравится их работа, нравится добиваться своих целей и ставить более амбициозные.
Да, работа по проекту проделана колоссальная и успешная, и это только начало таких больших побед!»